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Herramientas en la nube para trabajo remoto en equipo


1 de julio | Por Juan Merodio

Los avances tecnológicos de los últimos años nos han permitido introducir cambios que mejorar nuestra calidad de vida e, incluso, nos la facilitan en muchos aspectos profesionales. Por ejemplo, la modalidad de teletrabajo se ha visto impulsada gracias a la variedad de herramientas en la nube que hay en el mercado.

Esto supone un gran cambio en la forma en que entendemos hoy día el desempeño de cada una de nuestras profesiones. Hasta ahora, lo habitual era ir cada mañana a una oficina, cumplir un horario y rendir cuentas de forma presencial. Ahora, cada vez más, las empresas están incorporando el trabajo en remoto en su día a día.

Se ha comprobado que el teletrabajo ayuda a reducir costes, aumentar la productividad y disfrutar de una mejor conciliación familiar y laboral.

En este post, nos vamos a centrar en aportar información sobre las mejores herramientas en la nube que pueden usar los equipos de trabajo (en remoto y presencial).

7 Herramientas en la nube “must have”

Gracias a la aparición de herramientas de gestión de trabajo y las que vamos ver a continuación para trabajar en la nube, cualquier persona del equipo puede acceder a la información que necesite esté donde esté. Y sea desde el dispositivo que sea; una tablet, un smartphone o un ordenador.

Así, por ejemplo, si estás trabajando en remoto o debes salir a una reunión fuera de la ciudad y olvidas llevar alguna documentación importante, puedes acceder desde cualquier dispositivo y descargarla en cuestión de segundos.

La verdad es que el uso de estas herramientas en la nube es aconsejable tanto para equipos que hayan dado el salto al teletrabajo, como para aquellos que siguen yendo a la oficina cada día.

La centralización de la información es vital para el correcto desarrollo de cada una de las áreas de la empresa.

¿Quieres saber cuáles son las mejores herramientas que puedes utilizar para ello? Aquí te dejo una selección de 7 de ellas.

infografía herramientas en la nube

Google Drive

Esta herramienta, además de servir para almacenar información, sirve para crear documentos en línea compartidos con otros miembros del equipo. De esta forma, es posible ver los cambios en tiempo real y acceder a la versión más actualizada cuando cada uno lo necesite.

Las utilidades más destacadas son la creación de documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios. Todas estas aplicaciones incluyen plantillas para acelerar la edición, y un chat por si fuera necesaria la comunicación mientras se edita alguna información.

De forma gratuita, Google Drive te ofrece 15 GB de almacenamiento. Una vez que los ocupes puedes adquirir más espacio desde 1,99€ al mes (al momento de publicar este artículo).

Dropbox

Lo mejor de esta otra herramienta en la nube es su simplicidad para compartir archivos. Está diseñada para que cualquier persona pueda entrar y encontrar lo que necesite sin necesidad de ser experto en tecnología.

Normalmente está organizado en carpetas, aunque esto depende de la persona encargada en gestionar el espacio, y dentro de cada una de ellas puede haber subcarpetas y archivos relacionados con el tema a tratar. Estos se pueden descargar o consultar en línea tantas veces como quieras.

A diferencia de la anterior, esta aplicación solo cuenta con 2 GB de almacenamiento gratuito. Para tener más espacio, puedes pasarte a uno de sus planes de pago que van desde los 9,99€ al mes (al momento de publicar este artículo).

Confluence

Esta aplicación es una herramienta colaborativa que facilita la comunicación entre las personas que forman parte del equipo. Permite crear espacios de trabajo en los que se puede añadir prácticamente de todo; notas, planes de trabajo, checklist, imágenes, vídeos, tablas…

Es útil para centralizar la información de un nuevo proyecto, un producto o servicio, compartir notas de reuniones… Puedes crear y compartir tantas páginas como quieras. Además tiene una opción que te permite dejar comentarios sobre cualquier apartado del texto.

Notion

Es una herramienta en la nube similar a la anterior. Desde ella se pueden gestionar notas de reunión, calendarios, tareas, bases de datos… Puedes crear espacios de trabajo por departamentos y dar permisos solo a las personas que necesitan ver dicha documentación.

Soporta una gran variedad de formatos, lo cual te permite importar la información que necesites manejar para tenerla toda en un mismo lugar e, incluso, puedes conectarla con otras aplicaciones como Trello, Evernote, Google Docs o Asana.

Evernote

Otra opción que puedes valorar a la hora de compartir información con tu equipo es Evernote. Es parecida a Confluence y Notion en su versión para empresas. Permite guardar documentos, notas, imágenes, vídeos… gestionar proyectos, centralizar la información de los mismos, planificar…

Además, se integra con otras herramientas como Slack, Microsoft Teams, Google Drive y Outlook. Y se puede acceder a ella sin conexión.

Amazon Drive

Tiene versión web, escritorio y móvil, como el resto de herramientas en la nube que hemos visto hasta ahora. Cumple con las mismas funciones que sus competidoras Dropbox y Google Drive.

En este caso, solo cuenta con 5 GB de almacenamiento gratuito. Tiene una amplia variedad de planes entre los que puedes elegir para tener más espacio disponible y van desde los 19,99€ al año (al momento de publicar este artículo).

Microsoft Onedrive

Por último, si eres más de Microsoft, tu alternativa disponible es Onedrive. Es una herramienta en la nube de almacenamiento con la misma utilidad que las anteriores. Puedes acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo, incluso cuando no tienes conexión a internet, se integra con Office 365 para mejorar la productividad del equipo, y el precio va desde los 4,20€ al mes y por usuario en el plan más bajo(al momento de publicar este artículo).

Ahora es el momento de empezar a probar todas estas herramientas en la nube y facilitar el trabajo a tu equipo en remoto para que sea lo más eficaz posible y, si me permites darte una última recomendación, te diría que apuestes por la innovación para hacer crecer tu empresa. ¡Los avances han venido para quedarse!

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