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Apps de gestión de tareas y proyectos para multiplicar tu productividad


27 de febrero | Por Juan Merodio

Ser productivo es uno de los objetivos que se marcan la mayoría de profesionales en su día a día. Es la única forma que existe de avanzar en nuestras tareas de forma eficaz, y sacar provecho del tiempo que invertimos en cada una de ellas.

A esto hay que sumarle que, a diario, nos surgen imprevistos que pueden llegar a derribar toda nuestra planificación. Y si hay algo urgente de lo que ocuparse y que no puede esperar, nos encontramos ante un problema.

Por eso mi consejo siempre es que aproveches al máximo el día de hoy, porque no sabes los inconvenientes que pueden surgir mañana, y que te van a impedir cumplir con los plazos de entregas previstos.

Cada vez más, la tecnología es una gran aliada de la productividad. Existen numerosas aplicaciones de gestión de tareas y proyectos (¡incluso de gestión de equipos!) que nos ayudan a llevar un mejor seguimiento de lo que hemos completado, lo que estamos ejecutando y lo que nos queda pendiente.

Este tipo de herramientas pueden hasta notificarnos cuando un plazo esté próximo a expirar para, con ello, ser conscientes del mayor o menor tiempo que tendremos que invertir.

El mercado de la gestión de tareas en línea es muy amplio, por lo que a la hora de elegir la herramienta con la que trabajar, lo normal es que entren dudas.

Por dicho motivo, en este motivo vamos a ver las mejores aplicaciones que puedes encontrar para que elijas la que más se ajuste a lo que tu negocio, tu trabajo y tú, necesitáis.

Gestión de tareas en línea: Apps top 10

En lo que se refiere a aprovechar mejor el tiempo y ser más eficaces con nuestras tareas, existen dos tipos de herramientas a implementar; las que te ayudan a realizar tareas en menos tiempo y las que te ayudan a gestionarlo. Ambas son imprescindibles para cubrir los objetivos pendientes.

Especialmente aquellas que tienen una versión app para móvil y que, por tanto, podemos llevar con nosotros siempre. En este tipo de herramientas de gestión de tareas, es en las que voy a basar el listado que te muestro a continuación:

apps gestión de tareas

1) Dropbox

Se trata de una herramienta de almacenamiento en la nube que te facilita en gran medida el acceso a cualquier tipo de archivo de tu negocio, estés donde estés.

Ya sea en una reunión, mientras viajas o para una urgencia de última hora, desde su app puedes localizar los documentos que necesites, revisar, o enviar a algún cliente o compañero, y evitar hacerle esperar o incluso obstaculizar el lanzamiento de alguna campaña.

2) Trello

Es un software de gestión de tareas que te permite priorizar, crear avisos de vencimiento de plazos y, en general, organizar tus proyectos para ser más productivo y trabajar de forma ordenada con todo tu equipo.

Consta de un tablero personalizable en el que puedes añadir el listado de tareas pendientes, las que ya has comenzado a trabajar, las que ahora mismo estás ejecutando, y las que ya has terminado. Así tienes una visión del progreso del proyecto.

Para cada tarea puedes crear un flujo de comunicación que te ayuda a resolver posibles incidencias en el desarrollo de las mismas. Y asignar responsables para que sean notificados.

3) Google Calendar

Al uso, esta es una de las aplicaciones de gestión de proyectos que, a simple vista, puede ser que parezca que solo se trata de un calendario. Sin embargo, cuando empezamos a profundizar entre sus funcionalidades, resulta que es una excelente herramienta de planificación del tiempo.

Por un lado, en ella puedes agendar reuniones, citas, entregas previstas, eventos y cualquier otra actividad que quieras recordar. Y por otro, puedes organizar tu día a día bloqueando el tiempo que sea necesario para cada una de las tareas que tienes pendientes.

Como resultado, tendrás un horario personalizado que te servirá para saber de un vistazo cómo está estructurada tu jornada, de qué tendrás que ocuparte hoy y cuánto tiempo le vas a dedicar.

4) Monday

Esta aplicación está especialmente diseñada para el trabajo en equipo. Incluye la gestión de flujos de trabajo y de comunicación. Y es bastante visual e intuitiva. En su dashboard puedes tener de un vistazo general el progreso de tareas y proyectos, así como de los temas pendientes para la semana.

Te permite ajustar tus objetivos a los plazos de vencimiento y delegar tareas en otros miembros del equipo. Incluye plantillas, aunque todas las opciones son personalizables para que las adaptes a tu negocio y a las personas que lo integran. Y es integrable con otras plataformas.

5) Asana

Esta es otra de las aplicaciones de gestión de tareas con la que puedes organizar, y desarrollar tus temas pendientes y los de tu equipo. Presenta una interfaz muy sencilla e intuitiva, lo cual reduce el tiempo de aprendizaje.

Cuenta con una funcionalidad de priorización de tareas para aumentar la eficacia y productividad de todos. Y sus desarrolladores lanzan actualizaciones de mejoras de forma constante. Al igual que la anterior, es muy sencillo visualizar el progreso de un proyecto.

6) Canva

Si alguna vez has necesitado diseñar una imagen, sea en el formato que sea, en poco tiempo, Cava es una herramienta que debes probar. Tiene plantillas para realizar pósters, logotipos, presentaciones, flyers, tarjetas, infografías, folletos, invitaciones, portadas de libros, certificados, newsletters, imágenes para redes sociales en todas las medidas posibles, etiquetas, facturas, octavillas…

Para elaborar todas estas aplicaciones de forma rápida, cuenta con un banco de recursos que puedes usar en versión gratuita o premium. Pero, si lo prefieres, puedes partir de una hoja en blanco y personalizar las medidas y el diseño de tu imagen.

7) Hootsuite

La presencia en redes sociales es casi de obligado cumplimiento para todos los negocios, por lo que la gestión de las mismas es una de las tareas que se incluyen en la planificación diaria del equipo.

Una forma de optimizar tiempo al respecto, es utilizando herramientas como esta que te permiten programar las publicaciones de toda la semana, o varias de ellas, sin necesidad de tener que hacerlo cada día.

8) Slack

Con esta aplicación puedes ahorrarte horas y horas de lectura y respuesta de emails. Está pensada para mejorar la comunicación entre los miembros del equipo y facilitar el trabajo conjunto. Permite el envío de archivos y la realización de llamadas.

Su fin es ofrecer la posibilidad de trabajar en equipo remoto de forma tan eficiente como si lo estuvierais haciendo de forma presencial.

9) Toggl

El modo en que esta herramienta te ayuda a la gestión de tareas en línea es contabilizando el tiempo que empleas en cada una de ellas para poder hacer mejores estimaciones en tu planificación semanal. Es muy sencilla de usar, cuando quieras empezar solo tienes que darle al botón de activación y el contador empezará a andar.

10) Teamwork

Con esta última aplicación de la lista puedes tener una visión global de cada fase del proyecto. Entre sus ventajas podemos destacar el seguimiento de los tiempos de trabajo, lo que favorece la productividad, las actualizaciones en tiempo real, el control de gastos de cada proyecto y la protección de datos.

La mayoría de herramientas de gestión de proyectos que hemos visto ofrecen un amplio abanico de funcionalidades. Mi consejo es que elijas la que mejor se adapte al tamaño de tu negocio. Características de más, o de menos, pueden perjudicar a tu productividad y a tu bolsillo. Revisa bien los planes que ofrecen y prueba más de una para poder analizarlas y hacer una buena elección.

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4 Comentarios

  1. Hola Juan, me parecen muy acertadas estas herramientas para gsetión de tareas. Pero siempre que veo estos listados, veo que se habla mucho de Trello y Asana, pero no se habla nunca de Freedcamp. Y es una herramienta que a mi particularmente me gusta mucho porque me parece super intuitiva y gratuita. ¿La conocías?

    También añadiría Onedrive para gestión de archivos y sincronización online. Estas herramientas como Dropbox son muy útiles porque te despreocupas de copias de seguridad y trabajo en diferentes dispositivos. Sí, es de pago, pero la versión office365 cuesta lo mismo que la versión de pago de Dropbox y tienes además licencias de Microsoft incluidas.

    • Hola Luis! Muchas gracias por tu aporte. Claro que las conocemos. Al final tenemos que hacer una selección y compartir las que a mi mejor me van con mi equipo, que es de lo que se trata. Pero por supuesto que Freedcamp y Onedrive son otras alternativas totalmente válidas.

  2. Muy interesante. Me gustaría preguntarte acerca de la opinión que te merece la herramienta Notion para gestión de proyectos, ya que he leído acerca de sus muchas funcionalidades y que es bastante intuitiva.

    ¡Gracias!

    • Hola Mateo. No tengo experiencia directa con esta herramienta para darte feedback, pero nos la apuntamos para tenerla en cuenta. Muchas gracias por tu recomendación 😉