Convertirse en una Empresa AI-First

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26 de noviembre | Por Juan Merodio

Por qué adoptar una mentalidad AI-First transformará tu negocio y tu equipo

¿Tu equipo está “jugando” con ChatGPT de forma puntual y sin dirección? Quizá están probando herramientas, haciéndose preguntas, lanzando uno que otro prompt, pero sin una estrategia clara. Si es así, aunque no lo parezca, ya están consiguiendo resultados. De hecho, la investigación sugiere que un uso espontáneo de la IA puede aumentar la productividad en torno al 30 %. Es un buen comienzo.

Pero aquí va la gran pregunta:
¿Y si pudieras aumentar esa productividad no un 30 %, sino un 300 %?

Para lograrlo no basta con usar la IA como un complemento. Hay que cambiar la forma en que se piensa el trabajo. Hay que adoptar una mentalidad AI-First.

 

¿Qué significa realmente tener una mentalidad AI-First?

Tener una mentalidad AI-First no es saber programar modelos de lenguaje ni entrenar algoritmos. Tampoco es depender exclusivamente de herramientas tecnológicas. Es algo mucho más simple… y poderoso:

Es empezar cada tarea preguntándote: “¿Cómo puede ayudarme la inteligencia artificial con esto?”

Un equipo con mentalidad AI-First deja de ver la IA como un gadget y empieza a verla como un coequipero estratégico. Esto cambia por completo la forma en que se abordan los procesos, la productividad y la innovación.

 

Veamos un ejemplo real:

Caso práctico: onboarding con IA mal implementado

Rachel Woods trabajó con una agencia que había creado un sistema de onboarding automatizado con IA. El sistema funcionaba perfectamente y reducía un proceso de horas a tan solo dos. ¿El problema? Solo lo usaba el equipo que había participado en su creación. El resto no entendía cómo usarlo.

¿La razón? Nadie les enseñó a pensar con mentalidad AI-First.

El error fue empezar por el sistema en lugar de empezar por la mentalidad. La solución fue enseñar desde lo básico: cómo escribir prompts, cómo delegar tareas simples a la IA. Y a partir de ahí, todo fluyó.

 

1. Asigna 3 roles clave para liderar tu transición AI-First

Las empresas que mejor y más rápido integran la IA en su operativa tienen una cosa en común: asignan tres roles específicos que hacen que todo funcione como un engranaje.

1. Visionario/a de IA

Define la estrategia global y mantiene alineado el uso de IA con los objetivos de negocio. Este rol suele recaer en el CEO, el fundador o el COO.

2. Operador/a de IA

Es quien conecta los procesos de negocio con la tecnología. Traduce necesidades en flujos de trabajo IA. Este perfil suele ser clave para que la IA no quede solo en ideas, sino que se implemente con eficacia.

3. Implementador/a de IA

El constructor del sistema. Esta persona crea, ajusta, prueba y escala las soluciones de IA. Puede ser un perfil técnico o alguien formado progresivamente en herramientas como Zapier, Make, OpenAI o LangChain.

Consejo: si estás comenzando, estos tres roles pueden empezar siendo la misma persona. A medida que escales, especialízalos.

 

2. Forma a tu equipo en el pensamiento AI-First

Antes de crear herramientas sofisticadas, necesitas que tu equipo tenga un reflejo mental:
“¿Cómo puedo usar la IA para esto?”

Este paso no es opcional. Si no formas primero el pensamiento, cualquier sistema que implementes tendrá poco uso o acabará generando frustración.

Estrategias prácticas para activar esta mentalidad:

• Formación con ejemplos reales:
  Toma un proyecto ya finalizado sin IA y rehacedlo con ChatGPT delante del equipo. Mostrad lo que se puede optimizar.
• “Habit stacking” o apilar hábitos:
  Inserta prompts predefinidos en procesos ya existentes. Por ejemplo: incluir en el onboarding un botón para generar correos de bienvenida automáticos con IA.
• Regla de los 5 minutos IA:
  Cada empleado dedica al menos 5 minutos al día a experimentar con IA en sus tareas. Lo importante es que lo hagan de forma regular.

A más práctica, más natural será detectar oportunidades de uso real.

 

3. Encuentra tu ventaja competitiva con IA: tu AI Edge

No todas las aplicaciones de IA son iguales. Algunos casos de uso son genéricos y otros pueden darte una ventaja competitiva diferencial.

Diferencia entre dos tipos de casos de uso:

1. Casos comoditizados:
   Uso estándar de herramientas externas. Ej.: generar posts para redes, redactar correos, resumir documentos.
2. Casos de alto apalancamiento (AI Edge):
   Toman tu experiencia única como empresa y la multiplican. Aquí es donde está tu oro.

Pregunta clave:
Si tuviera tiempo y recursos ilimitados, ¿qué añadiría a mi servicio o producto para hacerlo irresistible?

Luego, pregúntate:
¿Cómo puede la IA hacerlo posible hoy mismo?

 

4. Crea sistemas con IA usando el marco CRAFT

Una vez tengas a las personas y la mentalidad adecuada, es hora de convertir ideas en procesos sistemáticos. Para eso, usa el marco CRAFT, que hemos adaptado para ayudarte a profesionalizar el uso de IA.

CRAFT = Clear Picture + Realistic Design + AI-fy & Automate + Feedback + Team Rollout

Fase	Acción
C – Clear Picture (Imagen clara)	Documenta el proceso actual: entradas, pasos, resultados esperados. Convierte todo a un formato estándar y claro.
R – Realistic Design (Diseño realista)	Define una versión inicial que se pueda construir en una semana. Empieza por procesos de transformación de información.
A – AI-fy & Automate	Crea los prompts, conecta herramientas y automatiza. Aquí entra en acción tu Implementador/a.
F – Feedback (Retroalimentación)	Lanza el sistema a un pequeño grupo de usuarios. Ajusta en base a la calidad del output y la experiencia de uso.
T – Team Rollout (Despliegue)	Lanza el sistema al equipo completo. Crea documentación clara, graba sesiones y hazlo accesible desde los canales internos.

Recuerda: todo sistema, por muy bueno que sea, no funcionará si no está integrado en el flujo habitual de trabajo.

 

¿Y ahora qué?

El paso más difícil no es usar la IA. El paso más difícil es cambiar la forma en que pensamos sobre el trabajo. La mentalidad AI-First no es una moda. Es la habilidad que marcará la diferencia entre las empresas que lideran el cambio y las que lo observan desde atrás.

No se trata solo de productividad. Se trata de competitividad, escalabilidad e innovación constante.

¿Estás listo para liderar desde una mentalidad AI-First?

 

FAQs sobre mentalidad AI-First

1. ¿Cuál es la diferencia entre usar IA y tener una mentalidad AI-First?
   Usar IA es algo puntual. Tener mentalidad AI-First es pensar primero en cómo puedes resolver una tarea con IA antes de recurrir a métodos tradicionales.
2. ¿Qué herramientas necesito para implementar esta mentalidad?
   No necesitas grandes inversiones. Puedes empezar con herramientas como ChatGPT, Notion AI, Zapier o Make, siempre acompañadas de formación y una estrategia clara.
3. ¿Cómo capacito a un equipo sin experiencia en tecnología?
   Empieza por tareas simples, como generación de emails o resúmenes. Forma con casos reales del negocio y genera espacios para compartir aprendizajes.
4. ¿Qué industrias se benefician más de una mentalidad AI-First?
   Todas. Pero especialmente las que trabajan con datos, contenido, atención al cliente, ventas y procesos repetitivos.
5. ¿Cómo mido si mi empresa está avanzando con una mentalidad AI-First?
   Define indicadores: número de tareas automatizadas, tiempo ahorrado, número de procesos rediseñados con IA, cantidad de prompts reutilizables generados.

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