Crea tu calculadora de ventas con IA

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3 de diciembre | Por Juan Merodio

Hay decisiones que no pueden esperar: fijar precios, aprobar pauta, proyectar ventas. Cuando eso pasa, una calculadora clara y un dashboard comprensible valen más que 10 slides bonitas.

En este artículo te enseño, paso a paso, a construir un “producto interno” que acelera decisiones en tu negocio: calculadoras de ROI/CPA/LTV/CAC/Break-even, dashboards de ventas, contenido y ads, modelos de precios y armadores de bundles… todo operando en Google Sheets o Notion con prompts de IA embebidos que explican resultados, proponen ajustes y preparan argumentos para dirección.

Objetivo: que hoy mismo conviertas una hoja de cálculo en una herramienta con “cerebro” que ahorra tiempo, reduce errores y mejora márgenes.

 

Qué vas a construir (producto final)

1. Calculadoras:
   • ROI / CPA / LTV / CAC / Break-even / Payback
2. Dashboards con vistas por rol:
   • Dueño/CEO: salud del negocio y cashflow.
   • Marketing: performance de campañas, embudo y CAC.
   • Finanzas: unit economics, margen, payback y escenarios.
3. Modelos de precios y armador de bundles: individual, dúo, full.
4. Formato: Google Sheets o Notion (el que uses a diario).
   • Con prompts de IA integrados para: explicar resultados, recomendar ajustes, auditar inputs y defender presupuesto.

 

Fórmulas clave (listas para copiar)

Incluye estas fórmulas tal cual y asegura rangos sugeridos en los inputs (con validación) más una nota: “Valores aproximados; ajusta a tu contexto”.

• CPA (Costo por adquisición)
  CPA = Gasto de ads / Nº de clientes adquiridos
• LTV (Valor de vida del cliente)
  LTV = Ticket promedio × Frecuencia de compra anual × Años de relación × Margen (%)

 

Alternativa si trabajas con churn mensual:
LTV = Ingreso mensual por cliente × Margen (%) / Churn mensual

• CAC (Costo de adquirir cliente)
  CAC = (Gasto de ads + Coste de ventas) / Nº de clientes adquiridos
• ROI
  ROI = (Ingresos atribuibles – Coste total) / Coste total
• Break-even mensual
  Break-even = Costes fijos / (Margen % × Tasa de conversión × Tráfico)
• Payback (meses)
  Payback = CAC / (Margen mensual por cliente)
• MER (Marketing Efficiency Ratio, opcional)
  MER = Ingresos totales / Gasto total en marketing

 

Rangos sugeridos para inputs (útiles como validaciones):

• Tasa de conversión esperada (ecommerce): 0,5%–3%
• CTR anuncios: 0,5%–2,5% (búsqueda) / 0,7%–1,5% (social)
• CPC (social): 0,1–1,5 € | (búsqueda): 0,3–3 €
• Margen bruto: 30%–80% según industria
• Churn mensual (SaaS/servicios): 1%–8%
• Frecuencia de compra anual: 1–12
• Ticket promedio: según categoría (valida con tu histórico)

Tip: Agrega validación de datos en Google Sheets (Datos → Validación de datos) para forzar rangos y añade tooltips con benchmarks.

 

Estructura recomendada del archivo (Google Sheets o Notion)

Pestañas / Páginas

1. Inputs: todas las variables manipulables con rangos sugeridos.
2. KPIs: resultados calculados (CPA, CAC, LTV, ROI, Break-even, Payback).
3. Dashboards: vistas por rol (Dueño, Marketing, Finanzas).
4. Precios & Bundles: simulador de precios, descuentos, empaquetados.
5. Escenarios: Base / Optimista / Conservador (con supuestos claros).
6. IA te explica: prompts y outputs pegados (para trazabilidad).
7. Datos Brutos (opcional): export de plataformas (Ads, CRM, ecomm).

Convenciones

• Columna A: nombre de la variable.
• Columna B: valor (input).
• Columna C: rango sugerido.
• Columna D: comentario/benchmark.
• Resaltar inputs en azul, resultados en verde y errores en rojo.

 

Cómo crear el dashboard por rol

1) Vista “Dueño”

• North Star: Ingresos, Margen, Cash burn / cash in (mensual).
• Unidad económica: CAC, LTV, LTV:CAC, Payback.
• Semáforos:
  • LTV:CAC: verde ≥ 3; amarillo 2–3; rojo < 2.
  • Payback: verde ≤ 6 meses; amarillo 7–12; rojo > 12.
• Tendencias: línea de ingresos vs costes totales (últimos 6–12 meses).
• CTA: “Acciones recomendadas” (salidas de la pestaña “IA te explica”).

 

2) Vista “Marketing”

• Embudo: Impresiones → Clicks → Leads → Ventas → Clientes.
• Costes: CPC, CPL, CPA, CAC por canal (Meta, Google, Email, Referral).
• Creatividades: top 5 por ROAS y por coste.
• Atribución simple: último clic vs mezcla (MER) para decisiones tácticas.

 

3) Vista “Finanzas”

• Margen bruto y neto por línea de producto/servicio.
• Break-even y sensibilidades (margen, conversión, tráfico).
• Escenarios: Base/Optimista/Conservador con tabla comparativa.
• Cashflow con Payback promedio y por canal.

 

Consejo: en Sheets, usa Slicers (Datos → Filtro por segmentos) para filtrar por canal, semana y producto; en Notion, usa vistas guardadas (tablas, galería, timeline) con filtros y properties.

 

Modelo de precios y armador de bundles

1) Estructura de precios

• Precio Lista
• Descuento por volumen (ej. -10% a partir de 3 unidades).
• Paquetes:
  • Individual (producto base).
  • Dúo (dos productos con -12% y upsell de servicio).
  • Full (todo incluido, -18%, soporte premium).
• Discriminación por segmento: B2B/B2C, estudiantes, empresa.

 

2) Cómo simular en Sheets

• Inputs: coste unitario, margen objetivo, elasticidad (baja/media/alta), precio competidor.
• Fórmula de precio objetivo:
  Precio = Coste / (1 – Margen objetivo)
• Elasticidad: crea un factor multiplicador de demanda según variación de precio (ej. -5%, 0%, +5%) para ver impacto en unidades vendidas y margen total.
• Bundles:
  • Precio bundle = (Suma precios individuales) × (1 – %descuento bundle)
  • Mide take rate: % de clientes que eligen bundle vs individual.

 

3) Reglas prácticas

• Evita descuentos lineales del -10% por defecto.
• Usa anclaje: muestra el Full primero con el valor total.
• Introduce precio señuelo para empujar al paquete más rentable.
• Mide semanalmente ARPU y margen total por paquete.

 

 

Cómo integrar IA en tu hoja (tu “producto con cerebro”)

Crea una pestaña llamada “IA te explica” y pega estos prompts. Puedes usarlos desde Notion AI, ChatGPT o vía Apps Script en Google Sheets para automatizar. La clave: pega los inputs (tabla) y los KPIs (resultados) y deja que la IA devuelva texto accionable.

a) Explicación personalizada

“Actúa como analista financiero. Con estos inputs (pega tabla) y resultados (pega KPIs), explica en lenguaje simple qué significan y qué decisión tomar esta semana. Limítate a 120 palabras y 3 bullets accionables.”

b) Optimización de escenarios

“Con los mismos datos, propón 2 ajustes de bajo costo para mejorar ROI y reducir CAC. Devuelve: Qué cambiar, cuánto impacta y riesgos.”

c) Defensa de presupuesto

“Prepara un argumento de 90 segundos para defender este presupuesto ante dirección. Incluye: objetivo, hipótesis, break-even y plan de control.”

d) Auditor de inputs

“Revisa si los inputs son realistas. Señala qué variable está fuera de rango y sugiere un rango prudente basado en benchmarks genéricos.”

 

Pasos prácticos para construirlo hoy

1. Crea las pestañas (Inputs, KPIs, Dashboards, Precios & Bundles, Escenarios, IA te explica).
2. Pega las fórmulas y valida rangos (con tooltips de benchmark).
3. Diseña el dashboard por rol con 6–8 tarjetas KPI máximo por vista.
4. Integra los prompts y deja 2–3 celdas de salida por prompt.
5. Carga tus datos históricos (últimos 90–180 días) para calibrar.
6. Corre 3 escenarios (Base, Optimista, Conservador) y documenta supuestos.
7. Define un ritual semanal: 30 min con Dueño–Marketing–Finanzas para revisar 5 métricas y activar 2 acciones concretas.

 

Cómo leer y actuar sobre los resultados

• LTV:CAC < 2 → No escales. Prioriza mejorar conversión y margen.
• Payback > 6–9 meses → Replantea canales o precios; explora bundles para elevar ARPU.
• Break-even alto → Revisa costes fijos, renegocia logística o reduce SKU de baja rotación.
• MER cayendo → Señal de saturación creativa o puja. Renueva creatividades y segmentación.

Regla 80/20: cambia 1–2 palancas por vez y mide 7–14 días. Evita mover 5 variables a la vez: no sabrás qué funcionó.

 

3–4 ejemplos reales para “bajar a tierra”

1) Shopify (ecosistema ecommerce)

Tiendas DTC usan dashboards diarios con MER y LTV:CAC por cohorte. Cuando MER cae por debajo de 2,2, automatizan una alerta y congelan creatividades de peor ROAS, redirigiendo presupuesto a creatives winners y retargeting de carrito. Resultado: CPA -18% en 2 semanas. Tú puedes replicar esa lógica en tu dashboard: semáforos por canal y pausa automática (manual) guided by datos.

2) Netflix (pricing & bundles implícitos)

Aunque su modelo es suscripción, aplican una arquitectura de precios por valor (básico, estándar, premium). Tu armador de bundles puede imitar esto: Individual (básico), Dúo (2 usuarios + add-on), Full (todo el catálogo + soporte premium). Mide take rate de cada plan; si el plan medio se estanca, ajusta el precio señuelo para empujar al más rentable sin canibalizar.

3) Airbnb (experimentos de conversión)

Airbnb optimiza cada microconversión. En tu vista Marketing, divide el embudo por pasos: visita → detalle producto → añadir al carrito → checkout. Añade tasa de paso por etapa y prueba 2 cambios por semana (mensajes de valor, prueba social, badges). Con un 0,2–0,3 pp de mejora por etapa, el break-even se acerca sin tocar precios.

 

 

Publicación y activación: convierte tu hoja en un microproducto

Hoy mismo puedes poner esto a trabajar con un pequeño plan de distribución interna/externa:

1) Publica 2 posts educativos (LinkedIn / Instagram / Blog)

• Post 1 (educativo): “Cómo calcular tu LTV:CAC en 5 minutos (con plantilla y rangos)”.
  Incluye fórmula, captura parcial del dashboard y CTA: “Comenta ‘PLANTILLA’ y te la mando”.
• Post 2 (caso): “De CPA 18€ a 14,5€ en 10 días: 3 decisiones guiadas por un dashboard simple”.
  Cuenta el antes/después, 3 acciones (pausa creatividades, ajuste puja, bundle con envío gratis) y aprendizajes.

2) Escribe 10 mensajes directos ofreciendo valor (no venta agresiva)

Guion de DM (adáptalo):

1. “Vi que estás invirtiendo en ads. ¿Tienes LTV:CAC y Payback claros? Te paso una hoja autoexplicativa (con IA) para decidir presupuesto semanal.”
2. “Si te sirve, la hoja audita tus inputs y te marca rangos razonables para conversión y margen. Te ahorro 2–3 horas de discusión cada semana.”
3. “¿La quieres en Google Sheets o Notion? Te la dejo lista con tus datos de los últimos 90 días.”

Objetivo: convertir el template en activo que te posiciona como referente y abre conversaciones de negocio.

 

Preguntas tipo (prompts extra) para llevarlo al siguiente nivel

• “Genera 3 hipótesis de test A/B que impacten conversión sin tocar precios.”
• “Resume en 6 bullets las acciones de la semana priorizadas por impacto/costo.”
• “Identifica canales con CAC por encima del 20% del LTV y recomienda recorte o reconfiguración.”

Guarda estas salidas en IA te explica para auditorías futuras.

 

Caso rápido: de números a decisión en 120 segundos

1. Abres la hoja → vista Dueño: LTV:CAC = 2,1, Payback = 8,5 meses, MER = 1,6.
2. “IA te explica”: te devuelve 3 acciones:
   • Subir precio del bundle dúo un 4% (manteniendo take rate).
   • Pausar 2 creatividades con CPA > 130% de la media.
   • Introducir cross-sell post-compra (10% descuento en 48h).
3. Recalculas: LTV +7%, CAC -9%, Payback 6,2 meses.
4. Decisión: mantener presupuesto, no escalar hasta confirmar 7 días.

Esto es lo que buscas: claridad + velocidad.

 

Conclusión

No necesitas un software caro para tomar mejores decisiones. Con Google Sheets o Notion, las fórmulas que te he dado y prompts de IA bien integrados, creas un producto interno que habla el idioma de dueños, marketing y finanzas. Te permite fijar precios, aprobar pauta y proyectar ventas con criterio y velocidad. Empieza hoy: arma tu hoja, valida rangos, integra la IA y comparte 2 posts + 10 DMs de valor. El retorno llega en forma de tiempo ahorrado, discusiones más cortas y márgenes más sanos.

Hoy mismo puedes convertir una hoja de cálculo en un producto que acelera decisiones.

 

FAQs

1) ¿Google Sheets o Notion?
Si tu equipo ya vive en Sheets y requiere cálculo intensivo (muchas fórmulas, gráficos dinámicos), usa Sheets. Si necesitas documentación viva, checklists y colaboración ligera, Notion funciona muy bien. Muchos clientes combinan ambos: cálculo en Sheets, exposición en Notion embebido.

2) ¿Qué tan confiables son los rangos sugeridos?
Son genéricos y sirven como primera guía. Ajústalos a tu industria y a tu histórico. La pestaña “Auditor de inputs” con IA te ayuda a detectar desvíos evidentes, pero la última palabra es tuya.

3) ¿Cómo integro mis datos de Ads y CRM?
Exporta CSV de tus plataformas (Meta/Google/Email/CRM) y pégalos en Datos Brutos. Usa QUERY, VLOOKUP/XLOOKUP y rutas de atribución simples (último clic + MER). Si luego quieres automatizar, da el salto a conectores (por ejemplo, herramientas ETL) y mantén el dashboard igual.

4) ¿Qué hago si mi LTV:CAC es menor a 2?
No escales presupuesto. Trabaja margen, conversiones y ARPU (bundles, upsells, cross-sells). Ajusta precio si el valor percibido lo soporta y optimiza creatividades/canales con CAC desalineado.

5) ¿Cómo presento esto a dirección sin tecnicismos?
Usa la vista Dueño con 6 KPIs, añade el prompt de “Defensa de presupuesto” y cierra con un plan de control de 14 días (2–3 palancas, métricas objetivo y umbrales de stop). Breve, claro y accionable.

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