Crea tu calculadora de ventas con IA

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5 de noviembre | Por Juan Merodio

Imagina esta escena. Lunes, 9 de la mañana. Tienes una reunión crucial. Sobre la mesa hay una decisión que puede cambiar el rumbo del trimestre: ¿aprobamos la nueva campaña de publicidad de 12.000€? ¿Subimos el precio de nuestro producto estrella un 5%? ¿Contratamos a ese nuevo vendedor?

El equipo de marketing trae una presentación de 25 diapositivas. Gráficos de colores, proyecciones con curvas ascendentes que parecen dibujadas por un artista del optimismo, y un montón de «insights» que suenan increíblemente inteligentes. Pero tú, en el fondo, sientes un nudo en el estómago. Porque cuando preguntas: «Ok, pero si invertimos esto, ¿cuándo recuperamos el dinero? ¿Cuál es el Coste de Adquisición de Cliente (CAC) que podemos permitirnos? ¿Y si la conversión baja un 0.2%? ¿Aguantamos?».

Silencio.

Las diapositivas bonitas no responden a esas preguntas. Son como un mapa del tesoro dibujado en una servilleta: inspirador, pero inútil cuando estás en medio de la tormenta.

Este es el momento de la verdad para cualquier empresario o emprendedor. El momento en el que te das cuenta de que la parálisis por análisis es el enemigo silencioso de tu crecimiento. No es la falta de datos, ¡es la falta de claridad! Es como tener todas las piezas de un motor de Fórmula 1 sobre la mesa, pero sin el manual para ensamblarlas.

 

Pero, ¿y si te dijera que puedes construir ese manual? ¿Y si pudieras tener un panel de control tan claro como el de un coche, que te diga la velocidad, la gasolina que te queda y la salud del motor con solo una mirada?

Esto no es una fantasía. Es lo que vamos a crear hoy. Vamos a dejar de lado la decoración y vamos a construir el motor. Un motor que no solo funciona, sino que además tiene un copiloto de inteligencia artificial que te susurra las mejores rutas. Olvídate de la frustración de no saber qué palanca mover. A partir de hoy, vas a tener el control total. Vas a sentir el poder de tomar decisiones en 120 segundos, con la confianza de un capitán que conoce cada rincón de su barco.

Vamos a bautizar a nuestra creación. No es una «hoja de cálculo». Eso suena aburrido, administrativo. Esto es un «Producto Interno con Cerebro». Piénsalo así: si tu negocio vende productos o servicios hacia afuera, esta es la herramienta que construyes para ti, para tu equipo, para ganar la partida desde dentro.

Es como el taller secreto de un inventor. Por fuera, la gente ve sus creaciones maravillosas, pero el verdadero genio está en las herramientas que él mismo ha forjado para poder crear. Nuestra herramienta será precisamente eso.

 

¿Qué vamos a construir exactamente? Abróchate el cinturón:

• Calculadoras Mágicas: Olvídate de buscar fórmulas en Google en medio de una crisis. Tendrás calculadoras de ROI (Retorno de la Inversión), CPA (Costo por Adquisición), LTV (Valor de Vida del Cliente), CAC (Costo de Adquisición de Cliente), Break-even (Punto de Equilibrio) y Payback (Periodo de Recuperación). Serán tan fáciles de usar que sentirás que estás jugando, pero los resultados serán mortalmente serios.
• Dashboards con Vistas de Superhéroe: Crearemos vistas personalizadas para cada rol clave de tu empresa.
  • La Vista del «CEO/Dueño»: Como la vista desde el Olimpo. De un vistazo, sabrás la salud total de tu negocio, el cashflow y las métricas que realmente importan para dormir tranquilo por la noche.
  • La Vista del «Jefe de Marketing»: El campo de batalla. Verás el rendimiento de cada campaña, el embudo de conversión en tiempo real y el CAC por cada canal. Sabrás exactamente dónde poner más leña al fuego y qué fuegos apagar.
  • La Vista del «Guardián de las Finanzas»: La sala del tesoro. Unit economics, márgenes, payback y simulaciones de escenarios. El poder de predecir el futuro financiero con una precisión asombrosa.
• El Laboratorio de Precios y Bundles: Un simulador para jugar a ser un genio de la estrategia. ¿Qué pasa si creamos un paquete «Dúo»? ¿Y un paquete «Full»? ¿Y si subimos el precio un 7%? Esta herramienta te dará las respuestas, permitiéndote diseñar ofertas irresistibles que maximicen tus márgenes.

 

Y todo esto, ¿dónde? En el lugar donde ya pasas horas: Google Sheets o Notion. No necesitas aprender un software nuevo. No necesitas pagar licencias caras. La revolución empieza con las herramientas que ya tienes.

Pero aquí viene el verdadero cambio de juego, la pieza que convierte una simple calculadora en un oráculo…

Le vamos a integrar prompts de Inteligencia Artificial. Sí, has oído bien. Tu hoja de cálculo tendrá un «botón de la sabiduría». Al pulsarlo, la IA analizará tus números y te devolverá explicaciones en lenguaje humano, te propondrá ajustes, te preparará argumentos para defender tu presupuesto e incluso auditará tus propias suposiciones.

El objetivo es simple y brutalmente ambicioso: que HOY MISMO transformes una hoja en blanco en una máquina de tomar decisiones inteligentes que te ahorre tiempo, te evite errores millonarios y haga crecer tus márgenes como por arte de magia. ¡Vamos a ello!

Aquí es donde muchos se asustan. «¡Oh, no, matemáticas!». ¡Tranquilo, tranquila! Olvídate de las clases de álgebra del instituto. Estas no son fórmulas abstractas, son el lenguaje del dinero y el crecimiento. Entenderlas es como aprender a leer el marcador de un partido: de repente, entiendes quién va ganando y por qué.

 

Vamos a traducirlas a un lenguaje que puedas sentir, que puedas comparar con tu día a día.

1. CPA (Costo por Adquisición): ¿Cuánto te cuesta un «Sí, quiero»?

• Fórmula: CPA = Gasto de ads / Nº de clientes adquiridos
• La Analogía de la Vida Real: Imagina que estás organizando una fiesta e invitas a gente. Gastas 100€ en flyers y bebidas para atraerlos. Al final de la noche, 10 personas nuevas se han unido a tu círculo de amigos. Tu «Costo por Adquisición de Amigo» es de 10€. En los negocios es igual: ¿cuánto dinero en publicidad te cuesta que una persona te dé su «sí, quiero» y te compre por primera vez? Esta métrica es tu detector de eficiencia. ¿Estás pagando un precio justo por cada nuevo cliente o estás pagando por una cena de lujo para conseguir una simple cita?

 

2. LTV (Valor de Vida del Cliente): El Valor de una Gran Amistad

• Fórmula: LTV = Ticket promedio × Frecuencia de compra anual × Años de relación × Margen (%)
• La Analogía de la Vida Real: No todos los amigos son iguales. Tienes a ese amigo que ves una vez al año para un café (bajo LTV). Y luego tienes a tu mejor amigo, con quien vas de viaje, cenas todas las semanas y compartes tus mayores secretos. La relación es larga y fructífera (¡alto LTV!). El LTV te dice exactamente eso: ¿cuánto valor económico te va a generar un cliente a lo largo de TODA su relación contigo? No es solo la primera compra. Es el valor total de esa «amistad» comercial. Es la métrica que te obliga a pensar a largo plazo, a enamorar a tus clientes, no solo a venderles una vez.

 

3. CAC (Costo de Adquirir Cliente): El Coste Total de la Conquista

• Fórmula: CAC = (Gasto de ads + Coste de ventas) / Nº de clientes adquiridos
• La Analogía de la Vida Real: Volvamos a la cita. El CPA era solo el coste de los flyers. Pero el CAC es el coste total de la conquista. Incluye los flyers (ads), pero también el sueldo del vendedor que estuvo hablando con esa persona, las comisiones, el coste de la cena (equipo de ventas), etc. El CAC es la verdad sin filtros. Es la cifra que te dice, honestamente, cuánto te cuesta sentar a un nuevo cliente en tu mesa. Es más completo y más real que el CPA.

 

4. La Relación de Oro: LTV vs. CAC

Aquí es donde ocurre la magia. La métrica más importante de todas no es ni el LTV ni el CAC por separado, sino su relación. LTV:CAC.

• La Analogía de la Vida Real: Imagina que te cuesta 50€ (CAC) conseguir una nueva amistad. Pero esa amistad, a lo largo de los años, te aporta una alegría, un apoyo y unas experiencias valoradas en 500€ (LTV). ¡Es una relación increíblemente rentable! (LTV:CAC de 10:1). Ahora imagina que te cuesta 50€ conseguir una amistad que solo te aporta 40€ de valor. Estás perdiendo. (LTV:CAC de 0.8:1).
• La Regla de Oro en los Negocios: Un ratio LTV:CAC saludable suele ser de 3:1 o superior. Significa que por cada euro que inviertes en conseguir un cliente, obtienes tres de vuelta a lo largo de su vida. Si tu ratio es menor, ¡cuidado! Es como intentar llenar un cubo con un agujero. No debes escalar la inversión hasta que no arregles el cubo.

 

5. ROI (Retorno de la Inversión): El Aplauso Final

• Fórmula: ROI = (Ingresos atribuibles – Coste total) / Coste total
• La Analogía de la Vida Real: El ROI es el aplauso al final de la función. Invertiste tiempo, dinero y esfuerzo en montar una obra de teatro (tu campaña). El ROI te dice si el público (el mercado) se levantó a aplaudir o si se fue a mitad de la función. Es el veredicto final sobre si una acción específica valió la pena. Un ROI positivo significa que ganaste más de lo que invertiste. ¡Bravo!

 

6. Break-Even Mensual: ¿Cuándo Dejas de Sufrir?

• Fórmula: Break-even = Costes fijos / (Margen % × Tasa de conversión × Tráfico)
• La Analogía de la Vida Real: Estás empujando una roca gigante cuesta arriba. Es agotador. El Break-Even es la cima de la colina. Es el punto exacto en el que la roca se queda quieta por sí misma y deja de rodar hacia atrás. A partir de ahí, cada empujón extra hace que ruede cuesta abajo, ganando velocidad (beneficios). Esta fórmula te dice cuántas ventas o cuánto tráfico necesitas para cubrir todos tus costes fijos. Es tu número de la libertad financiera mensual.

 

7. Payback (Meses): ¿Cuándo te Devuelven el Préstamo?

• Fórmula: Payback = CAC / (Margen mensual por cliente)
• La Analogía de la Vida Real: Le prestas 100€ a un amigo (tu CAC). Él te promete que te devolverá 10€ cada mes (el margen que te deja). Tu Payback es de 10 meses. Es el tiempo que tardas en recuperar tu inversión inicial. En los negocios, un Payback corto es una señal de un modelo de negocio súper saludable. Significa que el dinero que inviertes en captar clientes vuelve rápido a tu bolsillo, listo para ser reinvertido. ¡Es el motor del crecimiento exponencial!

 

No te limites a copiar y pegar. Interioriza estas fórmulas. Son los signos vitales de tu negocio. A partir de ahora, hablarás este idioma con fluidez y nadie podrá volver a venderte humo con diapositivas bonitas.

Ahora que tenemos los ladrillos (las fórmulas), vamos a construir la casa. Una casa ordenada, lógica y diseñada para la acción. Ya sea en Google Sheets con sus pestañas o en Notion con sus páginas, la estructura es la clave. Piensa en ello como organizar una cocina: todo tiene su sitio para que puedas cocinar a toda velocidad sin buscar los ingredientes durante media hora.

 

Estructura de la calculadora de ventas IA

Esta es la estructura que te propongo, como es extensa de contar en voz te la dejo en la descripción para que puedas verla

Pestaña 1: INPUTS (La Sala de Mandos)

Esta es la única pestaña donde vas a tocar cosas. Es tu panel de control, tu cabina de piloto. Aquí viven todas las variables que puedes manipular.

• Columna A: El nombre de la variable (Ej: «Tráfico mensual», «Tasa de conversión», «Gasto en Ads»).
• Columna B: El valor que tú introduces (Ej: 50.000, 1.2%, 12.000€).
• Columna C: Un rango sugerido (Ej: 0,5%–3%). Esto es tu «guardarraíl mental».
• Columna D: Un comentario o benchmark (Ej: «Promedio del sector ecommerce» o «Dato de nuestro Google Analytics de los últimos 90 días»).

Pro-Tip de Diseño: ¡Dale color! Pinta las celdas de los inputs (columna B) en un color suave, como el azul claro. Esto le grita a tu cerebro: «¡Hey, aquí es donde puedes jugar!». Es una invitación visual a la experimentación.

 

Pestaña 2: KPIs (El Marcador del Partido)

Esta pestaña es de «solo lectura». Aquí no tocas nada. Solo miras. Es el marcador electrónico del estadio. Se alimenta automáticamente de la pestaña de Inputs y te muestra los resultados de tus decisiones en tiempo real.

Aquí vivirán los resultados de las fórmulas que vimos antes: CPA, CAC, LTV, ROI, Break-even, Payback.

Pro-Tip de Diseño: Pinta las celdas de los resultados en verde. Cuando cambies un número en la pestaña de Inputs y veas que el LTV:CAC en esta pestaña se pone más verde, sentirás una pequeña descarga de dopamina. ¡Has mejorado el negocio! Y si un número entra en zona de peligro (por ejemplo, un Payback de más de 12 meses), usa el formato condicional para que se ponga en rojo. Es un sistema de alerta temprana visual.

 

Pestaña 3: DASHBOARDS (Las Vistas Personalizadas)

Aquí es donde el arte se une a la ciencia. Esta pestaña (o conjunto de páginas en Notion) no muestra todos los números, solo los que importan a cada persona. Es como darle a cada jugador del equipo solo la información que necesita para su posición, sin distraerlo con el resto.

• Vista «Dueño/CEO»:
  • La Estrella Polar: Ingresos, Margen Bruto, Flujo de Caja. Las 3 métricas que te dicen si el barco flota.
  • La Unidad Económica: El trío sagrado: LTV, CAC y el ratio LTV:CAC.
  • El Semáforo de la Salud: Usa gráficos de semáforo. LTV:CAC > 3 (verde), entre 2-3 (amarillo), < 2 (rojo). Payback < 6 meses (verde), 7-12 (amarillo), > 12 (rojo). Es visual, instantáneo y poderoso.
  • La Máquina del Tiempo: Un simple gráfico de líneas que muestre la evolución de Ingresos vs. Costes en los últimos 6-12 meses. ¿Las líneas se están separando (bien) o acercando peligrosamente (mal)?
• Vista «Marketing»:
  • El Embudo Visualizado: Un gráfico de embudo: Impresiones → Clics → Leads → Ventas. ¿Dónde se está escapando el agua?
  • El Coste por Canal: Una tabla clara con el CPA y el CAC desglosado por canal (Meta, Google, TikTok…). Revela qué canales son tus estrellas y cuáles son agujeros negros de dinero.
  • El Concurso de Belleza de Anuncios: Un ranking del Top 5 de creatividades por ROAS (Retorno de la Inversión Publicitaria). ¡Para saber qué replicar!
• Vista «Finanzas»:
  • El Microscopio del Margen: Margen bruto y neto por cada línea de producto o servicio. ¿Qué productos son tus vacas lecheras y cuáles son hobbies caros?
  • El Simulador de Futuros: Una tabla comparativa de los escenarios (ver siguiente pestaña) para ver el impacto en el flujo de caja.
  • El Mapa del Dinero: Análisis del Break-even y el Payback promedio.

Pestaña 4: PRECIOS & BUNDLES (El Laboratorio Creativo)

Este es tu patio de recreo estratégico. Aquí simulas el impacto de tus decisiones de precios antes de lanzarlas al mundo real.

• Estructura: Define tus precios base, luego juega con descuentos por volumen y, lo más importante, diseña paquetes o «bundles».
  • Ejemplo: Producto Individual (el básico), Paquete Dúo (dos productos con un 12% de descuento + un extra), Paquete Full (todo incluido, con un 18% de descuento y soporte premium).
• La Magia de la Simulación: Crea una pequeña calculadora aquí que te muestre cómo cambia el margen total y las unidades vendidas estimadas al ajustar los precios de los bundles.
• Reglas de Oro del Pricing: Usa esta pestaña para aplicar principios de neuromarketing como el anclaje (mostrar primero el precio más caro), el precio señuelo (un paquete intermedio poco atractivo para hacer que el más rentable parezca una ganga) y medir el «take rate» (% de gente que elige cada paquete).

 

Pestaña 5: ESCENARIOS (La Bola de Cristal)

Un buen estratega no tiene un solo plan, tiene tres: el plan A, el plan B y el plan «¡Dios mío, todo va mal!». Esta pestaña te permite hacer exactamente eso.

• Base: Tu proyección más realista, basada en los datos históricos.
• Optimista: ¿Qué pasa si esa nueva campaña funciona un 20% mejor de lo esperado y la tasa de conversión sube a 1.5%?
• Conservador (o «Plan Supervivencia»): ¿Y si el coste de la publicidad sube un 30% y la conversión baja a 0.8%? ¿Seguimos siendo rentables?

Tener estos tres escenarios en una tabla comparativa te da una paz mental increíble. Sabes a qué te enfrentas en el mejor y en el peor de los casos.

 

Pestaña 6: IA TE EXPLICA (Tu Consultor Personal 24/7)

Esta es la joya de la corona. La pestaña que hace que tu herramienta cobre vida. Es súper simple: es una pestaña de texto donde vas a pegar los prompts que te daré y las respuestas que te dé la IA (ChatGPT, Notion AI, etc.).

¿Por qué? Para tener un registro de las recomendaciones. Es tu diario de decisiones estratégicas.

Con esta estructura, tu hoja de cálculo deja de ser un simple archivo. Se convierte en el cuartel general de tu negocio. Un lugar vivo, organizado y diseñado para darte una sola cosa: el poder de la claridad.

1. Vas a tu pestaña de Inputs y KPIs y copias la tabla de datos.
2. Abres tu herramienta de IA favorita (ChatGPT, Claude, Notion AI…).
3. Pega uno de los siguientes prompts mágicos junto con tus datos.
4. Copia la respuesta de la IA y pégala en tu pestaña «IA TE EXPLICA».

Esto crea un ritual. Cada semana, actualizas tus datos, le haces las preguntas clave a la IA y guardas sus consejos. Es como tener una reunión de consultoría contigo mismo, pero más rápida y barata.

 

Aquí tienes los prompts. Son como llaves maestras para abrir distintas puertas de la sabiduría de la IA:

a) El Prompt «Traductor a Humano» (Explicación Personalizada)

Prompt: “Actúa como mi director financiero personal y mentor de negocios. Eres directo, optimista y te enfocas 100% en la acción. Con estos inputs [pega aquí tu tabla de inputs] y estos resultados [pega aquí tu tabla de KPIs], explícame en un lenguaje súper simple, como si tuviera 15 años, qué está pasando en mi negocio. Limítate a 120 palabras y dame exactamente 3 bullets accionables, 3 cosas que DEBO hacer esta semana para mejorar. Sé valiente en tus recomendaciones.”

Por qué funciona: Este prompt no le pide un resumen, le pide una traducción emocional y accionable. Le obliga a ser conciso y a priorizar. El resultado es un consejo claro y directo que puedes ejecutar de inmediato, eliminando el ruido.

 

b) El Prompt «Cazador de Oportunidades» (Optimización de Escenarios)

Prompt: “Actúa como un ‘Growth Hacker’ de élite. Usando los mismos datos, tu misión es encontrar oro donde otros ven piedras. Propón 2 ajustes de bajo coste y alto impacto para mejorar mi ROI y reducir mi CAC. Para cada ajuste, detalla: 1) Qué cambiar exactamente (ej: ‘Aumentar el precio del bundle Dúo un 5%’), 2) Cuánto estimas que impactará en las métricas clave, y 3) Cuál es el riesgo potencial que debo vigilar. Sorpréndeme.”

Por qué funciona: Este prompt enfoca a la IA en la eficiencia. No le pides ideas caras o complejas, sino «palancas» pequeñas que muevan la aguja a lo grande. Te fuerza a pensar en términos de experimentos rápidos y de bajo riesgo, que es la esencia del crecimiento ágil.

 

c) El Prompt «El Discurso del Ganador» (Defensa de Presupuesto)

Prompt: “Actúa como el mejor orador del mundo, una mezcla entre Steve Jobs y un abogado de película. Mi objetivo es conseguir que dirección (o mi socio, o yo mismo) apruebe este presupuesto de marketing. Prepara un argumento de 90 segundos, un ‘elevator pitch’, para defender esta inversión. El discurso debe ser inspirador y estar basado en los datos que te he pasado. Debe incluir: 1) El objetivo claro que buscamos, 2) La hipótesis central que estamos validando, 3) En cuántos meses esperamos recuperar la inversión (Payback), y 4) Cómo vamos a controlar el riesgo si las cosas no van como esperamos. Quiero que suene tan convincente que sea imposible decir que no.”

Por qué funciona: Este prompt no pide números, pide una narrativa persuasiva. Transforma tu plan en una historia emocionante con un principio, un nudo y un desenlace. Es la herramienta perfecta para alinear a tu equipo, convencer a inversores o simplemente para darte a ti mismo la confianza que necesitas para apostar por tu plan.

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